Một số lưu ý khi tổ chức sự kiện trong khách sạn

Đối với mỗi sự kiện, việc tìm kiếm và lựa chọn địa điểm tổ chức đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Bởi điều này mang tính quyết định đến nhiều yếu tố như màn hình led, diện tích sân khấu. Hơn nữa, tùy vào địa điểm tổ chức là ngoài trời hay trong nhà mà chúng ta sẽ chọn vật liệu làm sân khấu, bố trí vị trí ngồi, khu vực chụp hình,…Cho phù hợp.

Trong bài viết này chúng tôi sẽ giúp bạn có cái nhìn sâu sắc hơn về vấn đề thuê dịch vụ tổ chức sự kiện thực hiện trong các khách sạn. Nhờ vậy sẽ giúp tiết kiệm chi phí, giảm thiểu tối đa các rủi ro không đáng có. Đặc biệt, giúp các đơn vị, doanh nghiệp, người mới làm nghề sự kiện biết cách tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp, thành công.

Các ưu điểm của việc tổ chức sự trong khách sạn

Với các sự kiện có tính chất trang trọng, chuyên nghiệp, các hội nghị, event marketing thì từ lâu các đơn vị luôn ưu tiên hàng đầu là tổ chức sự kiện tại các khách sạn. Vậy tại sao khách sạn lại là địa điểm ưu tiên để tổ chức các sự kiện này?

Sự hoành tráng, trang trọng và chuyên nghiệp: Các khách sạn 5 sao với không gian, bài trí sang trọng, nội thất chất lượng, phục vụ chuyên nghiệp, tận tình từ trong ra ngoài. Đây sẽ là địa điểm hoàn hảo cho các sự kiện trang trọng, tạo dựng thương hiệu, hình ảnh giúp khách mời ngay từ khi bước vào sẽ cảm thấy được sự trang trọng, chuyên nghiệp của sự kiện.

Tiện lợi và dễ dàng: Ở các khách sạn thường có bộ phận phòng sự kiện. Khi khách hàng có nhu cầu tổ chức sự kiện sẽ được chuyển cuộc gọi cho phòng sale sự kiện. Họ sẽ đáp ứng tất cả các nhu cầu về tổ chức sự kiện của khách hàng như (hệ thống âm thanh, ánh sáng máy chiếu, sân khấu tiêu chuẩn, bàn ghế hội nghị, giấy bút …). . Điều bạn cần làm chỉ cần gọi điện thoại và đặt lịch để được sắp xếp lịch.

Giảm thiểu tối đa chi phí về nguyên vật liệu: Chính vì là địa điểm trong nhà (indoor) nên tổ chức sự kiện ở khách sạn sẽ giúp tiết kiệm chi phí rất nhiều so với việc tổ chức sự kiện ngoài trời (outdoor). Chẳng hạn như chi phí: giàn khung không gian,  gỗ sân khấu, giàn truss (nếu dùng layer truss ngoài trời), các thiết bị sử dụng trong nhà cũng rẻ hơn so với ngoài trời.

> Tham khảo thêm: Dịch vụ cho thuê âm thanh sân khấu tại TPHCM

Tính an toàn, tránh rủi ro: So với sự kiện tổ chức ở khách sạn thì việc tổ chức ngoài trời sẽ đối mặt với khá nhiều rủi ro hơn như vấn đề an ninh, sấm chớp, mưa bão, vệ sinh an toàn thực phẩm,…

Những chú ý khi tổ chức sự kiện trong khách sạn

Ngoài các ưu điểm đó, khi diễn ra sự kiện thì người tổ chức cũng cần phải nắm rõ một số chú ý sau nhằm tránh tổn thất và thiệt hại xảy ra.

Không va đập vào các thiết bị của khách sạn

Lưu ý hàng đầu mà bạn cần phải nhớ rõ đó là tuyệt đối không va đập vào các thiết bị của khách sạn. Bởi điều này xảy ra thường xuyên sẽ gây ảnh hưởng nặng nề cho người tổ chức sự kiện trong khách sạn. Trên thực tế, có thể bạn chưa biết khi thi công bạn chỉ lỡ làm xước sàn hay xước cửa nhỏ 1-2 cm thì có thể phải đền bù lên đến 700 – 800$ (15 – 16 triệu VNĐ).

Cách khắc phục:

Các nhà thầu cần phải có miếng thảm đỏ lót phía dưới khi thi công sân khấu, dỡ thiết bị, đồ dùng xuống ở khách sạn. Điều này giúp các thanh sắt không tiếp xúc trực tiếp với mặt sàn.

Di chuyển xe chở thiết bị chậm rãi, tuyệt đối không đi quá nhanh, tránh va đập vào cửa, tường khách sạn. Để kịp tiến độ nên tiến hành đàm phán với khách sạn để setup từ sớm.

Quy định về trang phục của người tham gia thi công sự kiện trong khách sạn

Hầu hết các khách sạn đều sẽ có quy định rõ ràng liên quan đến việc làm của người tham gia thi công. Nhưng trên thực tế, nhiều nhà thầu thi công sân khấu, thiết bị sự kiện lại rất chủ quan về điều này. Đó là lý do xảy ra sự cố, rủi ro, chậm tiến độ cho ban tổ chức sự kiện.

Cách khắc phục:

Nắm rõ quy định của khách sạn và phổ biến cho các nhà thầu, có hình thức phạt để nhà thầu không vi phạm.

Chuẩn bị trang phục dự phòng nhằm tránh nhân viên vi phạm nội quy trang phục.  Không đi giày vào khu vực thi công là lỗi thường xuyên xảy ra nhất. Và không đeo khẩu trang cũng là lỗi hay xảy ra trong tình hình dịch bệnh. Thay vì cố gắng đàm phán với bảo vệ khi vi phạm lỗi trang phục thì bạn hãy nhanh chóng tìm khách khắc phục, giải quyết vấn đề đó.

Việc ra – vào thiết bị thi công sự kiện trong khách sạn

Như đã chia sẻ, đối với sự kiện đòi hỏi tính an ninh rất cao tất cả hàng hóa đều phải có giấy xác nhận được phép từ đơn vị quản lý của khách sạn. Bạn sẽ được ban quản lý khách sạn đưa các giấy tờ để kê khai hàng hóa thuận tiện cho việc lưu thông trong khách sạn. Nếu không có các giấy tờ này thì khi sự kiện kết thúc bạn không thể mang hàng hóa, thiết bị ra ngoài khách sạn được.

Cách khắc phục:

Để mang hàng hóa vào và ra trong sự kiện thì luôn cần có một nhân sự là người đại diện cho các nhà thầu hỗ trợ, túc trực để vận chuyển thiết bị đồ đạc.

Nên ghi thừa các thiết bị sự kiện, các hạng mục vì nếu thiếu sẽ khó mang đồ ra ngoài khách sạn, còn thừa thì không sao.

Nên khi theo gói để tránh thiếu sót đồ, đừng ghi quá chi tiết, dài dòng. Chẳng hạn bạn nên ghi các bộ dây điện, mixer theo gói, còn hệ thống thiết bị ánh sáng, âm thanh thì số lượng đèn, số lương loa là bao nhiêu.

Muốn quản lý hạng mục thi công triệt để, không bị nhầm lẫn với các hạng mục khác gây thiếu sót đồ thì cần ghi theo thứ tự hạng mục tháo dỡ, xuất đồ từ trước đến sau.

Các chi phí cần phải trả cho khách sạn

Thường thì, ngoài giá niêm yết,  khi làm sự kiện chuyên nghiệp trong khách sạn sẽ tốn khá nhiều loại chi phí khác nữa như: Phí dịch vụ (5%), VAT (10%), Chi phí mang thiết bị sự kiện từ bên ngoài vào (10%), Chi phí setup phòng trước 1 ngày (50%),…

Với các chia sẻ, lưu ý khi tổ chức sự kiện trong khách sạn ở trên hy vọng sẽ đọc kỹ nội quy làm việc của địa điểm tổ chức để tránh được những sự cố không đáng có.